Wygodne i przyjazne biuro musi posiadać poczekalnię

Recepcja powinna być pierwszym stanowiskiem pracy, z jakim będzie miał kontakt wchodzący do biura klient. To stanowisko pracy powinno być zatem reprezentacyjne oraz nastawione na kontakt z odwiedzającym nasze biuro interesantem. Po załatwieniu formalności w recepcji następuje jednak zazwyczaj czas oczekiwania…

Dla kogo poczekalnia?
Reprezentacyjna i wygodna recepcja to jeszcze nie wszystko. Aby klient poszył się w naszym biurze dobrze, należy mu zapewnić także odpowiednie warunki, w których będzie mógł poczekać na osobę, z którą jest umówiony. Największą uwagę na wygląd poczekalni powinni zwrócić właściciele gabinetów lekarskich, kancelarii adwokackich oraz właściciele dużych firm. Tak oczekujących klientów jest z reguły najwięcej. Jednak nawet w mniejszych biurach warto zapewnić petentom wygodne miejsce, w którym będą mogli spokojnie przeczekać w razie, gdyby taka konieczność zaistniała.
Panuje przekonanie, że w małym biurze, w którym klientów jest niewielu, urządzanie poczekalni jest zbędnym wydatkiem oraz ?marnowaniem? powierzchni biurowej. Niektórzy próbują tak umawiać spotkania, aby klienci nie musieli czekać, jednak jest to dość ryzykowne zagranie. Zawsze może zjawić się klient, który przyjdzie znacznie wcześniej. Zaplanowane na 20 minut spotkanie może przeciągnąć się w nieskończoność, zaś następni klienci będą musieli cierpliwie czekać na swą kolej. Pamiętajmy, że nie zawsze jesteśmy w stanie wszystko dokładnie zaplanować, dlatego też lepiej zawczasu pomyśleć o zaaranżowaniu w naszym biurze takiego miejsca, w którym czekający klienci będą czuli się dobrze i swobodnie. Nawet jeśli prowadzimy maleńkie biuro, powinniśmy o taką poczekalnię zadbać. Przecież nawet w najmniejszych biurze można urządzić niewielki kącik przeznaczony dla ewentualnych oczekujących.

Poczekalnia.
Poczekalnia musi być urządzona w sposób estetyczny, zapewniający klientowi wygodę podczas oczekiwania na umówione spotkanie. W dobrze urządzonej poczekalni nie może zabraknąć wygodnych siedzisk lub foteli oraz stolika. Powinien znaleźć się tu także wieszak na ubrania. Warto pomyśleć również o takich dodatkach, jak stojak na parasolki (doceni go każdy odwiedzający biuro w deszczowy dzień) oraz stojak z gazetami, które mogliby przeglądać klienci podczas oczekiwania.
Jeśli na poczekalnię w naszym biurze nie mamy zbyt wiele miejsca, zaaranżujmy przyjazny kącik, który mógłby taką funkcję pełnić. Zamiast foteli możemy tu ustawić kilka wygodnych krzeseł, zaś mały stolik, stojak z gazetami i praktyczny wieszak na ubrania to przedmioty, które nie zajmują zbyt wiele miejsca.

Jak podkreślają specjaliści zawodowo zajmujący się aranżacją wnętrz biurowych, to recepcja oraz poczekalnia mają największy wpływ na to, w jaki sposób klient postrzega naszą firmę i nas samych. To chyba najlepszy powód, by zadbać o te miejsca w szczególny sposób.